1.     Propósito

De acuerdo con lo reglamentado por el Gobierno Nacional a través de la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones, este manual tiene como propósito definir los alcances y políticas internas de TDMEK S.A.S. como responsable en el manejo de los datos personales de nuestros clientes.

2.     Alcance

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de TDMEK S.A.S. y en el se describen los mecanismos por medio de los cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

3.     Responsable del Tratamiento

TDMEK S.A.S. identificada con Nit Nº 900.279.088-0, domiciliada en la ciudad de Dosquebradas, Risaralda y correo electrónico ventas@tdmek.com

4.     Definiciones Importantes a Tener en Cuenta

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5.     Principios Rectores del Tratamiento de Datos Personales

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6.     Base de Datos, Tratamiento de Datos y Finalidad

• Contenido de la base de datos

En las bases de datos de TDMEK S.A.S. se almacena información general como nombre completo, tipo y número de identificación y datos de contacto como número de teléfono fijo, número de celular, correo electrónico y dirección física.

• Datos sensibles

Se consideran datos sensibles los relacionados con origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

No obstante, el RESPONSABLE no solicitará esta clase de datos y si llegare a hacerlo, el Titular se encuentra en la facultad de proporcionarlos o no.

• Tratamiento de datos personales y finalidad

El tratamiento que realizará el RESPONSABLE con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, con fines comerciales, de control y supervisión con las siguientes finalidades:

• Conocer su mercado, obtener estadísticas sobre su gestión de comercialización.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por TDMEK S.A.S.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el RESPONSABLE tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la prestación de servicios que surja entre las partes.
• Suministrar la información a terceros con los cuales TDMEK S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario transferirla para el cumplimiento del objeto contratado.
• En general, para todas las finalidades tendientes a la efectiva prestación de los servicios ofrecidos por TDMEK S.A.S.

7.     Derechos de los Titulares

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

8.     Obligaciones del Responsable del Tratamientos de Datos Personales

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información sobre todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.     Procedimiento Internos sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales 

9.1. Procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales se harán de acuerdo con los procedimientos descritos en este documento, garantizando el cumplimiento de las políticas de seguridad de información. Antes de iniciar la prestación de un servicio se deberá solicitar la autorización de uso de Datos Personales al Titular teniendo en cuenta:

La autorización para el uso de datos puede ser obtenida:

• Por escrito.
• Por medios electrónicos.
• Mediante conductas inequívocas del titular de la información que permitan concluir a los responsables que otorgó la autorización.

Los datos recolectados serán almacenados en bases de datos en medios electrónicos administradas por el responsable del tratamiento o quien este designe según las políticas de tratamiento de datos aquí dispuestas.

9.2 Procedimientos de presentación de peticiones, consultas y reclamos y para el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

9.2.1. Encargado de recepción de peticiones, consultas y reclamos.

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales en aplicación de lo dispuesto por la ley, deberá remitirse al correo electrónico ventas@tdmek.com o directamente en el formulario de contacto de la página web.

9.2.2. Procedimiento de presentación y respuesta de peticiones, consultas y reclamos.

• Presentación de Consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de TDMEK S.A.S., o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Ejercicio del derecho de Hábeas Data

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TDMEK S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

9.3. Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de TDMEK S.A.S. estarán vigentes a partir del día 07 de julio del año 2021. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por TDMEK S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.

Esta política podrá ser modificada, razón por la cual le recomendamos revisar en nuestra página Web www.tdmek.com y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.

10.  Autorización de Tratamiento de Datos Personales

TDMEK S.A.S. identificada con Nit Nº 900.279.088-0, será responsable del tratamiento de datos personales, y en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, circular, transferir para las finalidades contenidas en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, que se encuentran publicadas en la página web.

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.

Entiendo qué son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Reconozco que mis derechos como titular del datos son los contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentos y en la Constitución, y anteriormente especificados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por TDMEK S.A.S. para consultas o ejercicio de mi derecho de Hábeas Data y mencionados en sus políticas.

Por lo anterior, al aceptar, otorgo mi consentimiento a TDMEK S.A.S. para que realice el tratamiento de mis datos de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta aquí y publicada por esta en su página web y que declaro haber conocido antes de proporcionar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.