Políticas Comerciales

1. Misión, zonas, responsabilidades:

Los Ingenieros de ventas tienen la misión de atender las zonas y los clientes que les sean asignados por la Dirección de Mercadeo y Ventas, los cuales reasignarán en cualquier momento las zonas y los clientes de acuerdo con su criterio.
Los Ingenieros de ventas podrán manejar algunas o todas las líneas de producto dependiendo del cliente, a criterio de la dirección comercial y la gerencia.
Los Ingenieros de ventas tienen como una de sus responsabilidades gerenciar la relación con el cliente en TODOS los aspectos: comercial, facturación, cartera, servicio técnico, soporte de ingeniería, etc… las otras áreas de la empresa serán de poyo para ejecutar tal labor, pero la responsabilidad de la relación TDMEK-Cliente es totalmente del Ingenieros de ventas.

2. Comisiones de ventas:

Los porcentajes de comisión sobre ventas serán determinados por la gerencia y la Dirección de Mercadeo y Ventas de TDMEK y serán modificados en cualquier momento de acuerdo con su criterio.
En algunos negocios específicos, por la naturaleza de este o por otras condiciones del negocio la Dirección de Mercadeo y Ventas o gerencia podrán establecer un porcentaje de comisión diferente al estándar.
La comisión requiere que el asesor comercial haya trabajado comercialmente al cliente y el negocio especifico por el cual se comisiona.
Una venta a un cliente de su zona o de su lista de clientes no es suficiente motivo para ganar la comisión, se requiere, además, haber trabajado comercialmente al cliente y el negocio para ganar la misma.
Las zonas y el listado de clientes solo generan una prioridad inicial para que el Ingeniero de ventas pueda atender a dichos clientes sobre otros asesores comerciales.
La comisión se causa y se paga contra recaudo efectivo del monto total de la venta. Ocasionalmente, por efectos prácticos y a decisión de la empresa se puede liquidar contra la factura, en estos casos se entiende este pago como un anticipo de comisiones, pero la comisión sólo estará́ en firme contra recaudo efectivo del monto total de la venta.
El Ingeniero de ventas es en parte responsable de que la venta sea confiable en el pago y finalmente se realice el recaudo.
Se cuenta con el apoyo del proceso administrativo y financiero para la evaluación de crédito y para la labor de cobro.
Si el recaudo total de la venta no se hace efectivo pasados 6 meses del vencimiento de la factura, el valor pagado como anticipo de comisión por dicha venta será́ descontado.
En caso de que un Ingeniero de ventas se retire o sea retirado definitivamente de TDMEK o del proceso Comercial se le descontarán las comisiones que se hayan pagado como anticipo de facturas que el cliente no haya terminado de pagar. En el futuro cuando se recauden dichas facturas se liquidará la comisión correspondiente, teniendo en cuenta los numerales anteriores.

3. Riesgos del crédito a clientes que se deben tener presentes:

Que el cliente no tenga dinero para pagar.
Que el cliente tenga mala historia crediticia.
Que el cliente no quiera pagar.

4. Los Ingenieros de ventas requieren un visto bueno escrito del Dirección de Mercadeo y Ventas antes de presentar propuestas mayores a $30 Millones de pesos antes de IVA, la aprobación se debe realizar por email.

5. Actualización de datos:

La actualización de datos de los clientes se realizará a criterio de TDMEK, teniendo en cuenta:

Incumplir con las obligaciones establecidas con TDMEK.
Aumento en el cupo de crédito.
Retomar compras después de 12 meses.
A juicio del ingeniero de ventas.

6. Descuentos para Otorgar:

Porcentaje descuentos estándar y aprobaciones:•

Los Ingenieros de ventas de TDMEK pueden otorgar precios con un multiplicador entre 0.9 y 0.70 sobre el costo de compra, buscando siempre minimizar un descuento adicional y solo otorgarlo cuando se evalúe necesario.

Criterios para otorgar descuentos:

Volumen o monto alto en una sola compra.
Potencial “real” de compras futuras del cliente.
Presupuesto limitado “real” del cliente.
Caso de competencia.
Penetración de Mercado.

7. Riesgos del negocio:

Riesgo de funcionamiento.
Riesgo de ingeniería.
Riesgo de funcionamiento mecánico.
Riesgo en el recaudo.
Percepción del asesor comercial de improbabilidad del negocio sin descuento.

8. Solo se genera comisión sobre una venta si la venta no genera perdida o si el costo está por debajo del multiplicador 0.9, se debe evaluar el costo real del negocio para TDMEK considerando TODOS los costos REALES de dicho negocio (directos e indirectos, presentes o futuros), los costos del negocio incluyen todos los costos de ingeniería, insumos adicionales o cualquier insumo que tenga un costo directo o indirecto para la empresa y que sea atribuible al negocio, aunque no se hayan presupuestado inicialmente.

9. Costos de las ventas:

El Ingeniero de Ventas y el Dirección de Mercadeo y Ventas deben tener en cuenta todos los costos generados por una venta.
Existen otros costos de venta esporádicos que se incluyen y se deben sumar en los costos del negocio, con su respectivo factor multiplicador, entre otros:
Importación rápida especial.
Despachos vía aeropuerto.
Transportes especiales, entrega rápida.
Comisiones a terceros.
Entre otros.
Estos deben venderse al costo por multiplicador local.
Todos los insumos nacionales (que se compran y se re-venden sin requerir montaje, ni ingeniería, ni servicio postventa y tienen muy bajo riesgo de malfuncionamiento o de solicitud de garantía) se deben vender con un multiplicador local entre 0.9 y 0.70.
La oferta de montajes de acometida eléctrica o trabajos mecánicos debe ser minimizada, y cuando se ofrezcan (ya que no es el objetivo de la empresa), deben tener aprobación previa de la dirección comercial o la gerencia de TDMEK.
No es válido sumar varios negocios (aunque sean del mismo cliente) para mostrar una rentabilidad total, cada negocio debe ser rentable por sí solo.

10. Proceso de Garantías y Devoluciones:

Para pedir una garantía o devolución para un cliente, el Ingeniero de ventas debe solicitar al cliente diligenciar el formulario de garantía y pasarlo a la Dirección de Mercadeo y Ventas para aprobación.
Los Ingenieros de ventas requieren del formato con la aprobación escrita del Dirección de Mercadeo y Ventas y/o Gerencia para otorgar equipos en garantía y realizar devolución.
Los equipos prestados a un Ingeniero de ventas serán de su responsabilidad y deberá́ responder por el costo de estos en caso de pérdida o daño.
Para equipos prestados a un cliente final por solicitud de un Ingeniero de ventas se debe llenar la remisión la cual debe ser firmada por el cliente final y debe estar autorizado por la dirección.
El cliente al cual se prestan equipos debe tener aprobada solicitud de crédito TDMEK por el valor de los equipos prestados.
Es responsabilidad del Ingeniero de ventas velar por la pronta devolución o venta de los equipos en préstamo.
Si un Ingeniero de ventas realiza un préstamo sin llenar el formato correspondiente o no hace seguimiento al préstamo y el equipo no ha sido devuelto a TDMEK después de 6 meses, el Ingeniero de ventas será́ el responsable de cubrir el costo de los equipos prestados.

11. Políticas de Crédito:

A toda cotización en que se ofrezca dar crédito al cliente, que aún no tenga estudio y cupo aprobado, debe tener la nota en las condiciones comerciales diciendo: “Previo estudio y aprobación de crédito”.
El Ingeniero de ventas apoyará el proceso de solicitud de información financiera al cliente y aportará su conocimiento de este.
TODO cliente nuevo debe llenar el formulario de vinculación de clientes.
Para despachar equipos a clientes: Se debe tener aprobado el crédito o soporte de pagos.

12. Fletes:

Para ventas menores a $800,000, y el cliente No es frecuente, este debe asumir el flete o adicionarse en el costo de la cotización.

13. Cláusula de terminación de contratos:

1. TDMEK S.A.S. podrá́ unilateralmente terminar el acuerdo de compraventa de pleno derecho y sin necesidad de intervención judicial, por cualquiera de las siguientes causas, sin lugar al pago de indemnizaciones a favor del CLIENTE:

Cuando se presente la disolución, liquidación o insolvencia del CLIENTE, la cual se presume cuando incurra en cesación de pagos, peticione su convocatoria de acreedores o su propia quiebra, o sea declarado en quiebra.
Ante el retraso en el pago superior a 30 (treinta) días calendario.
Cuando EL CLIENTE haya sido objeto de procesos de ejecución de cualquier tipo que, a juicio de TDMEK S.A.S., pongan en riesgo la capacidad del CLIENTE para cumplir con sus obligaciones.
Cuando el CLIENTE incumpla alguna de sus obligaciones bajo cualquier contrato y/o acuerdo vigente con TDMEK S.A.S., siempre que no subsane tal incumplimiento en los términos previstos en el contrato o acuerdo respectivo.
Cuando TDMEK S.A.S. sea colocada en imposibilidad de cumplir el contrato por causas ajenas a su control, durante un terminó continuo o discontinuo superior a 90 (noventa) días calendario.
Cuando el CLIENTE de forma unilateral y por causas imputables a este, decida suspender total o parcialmente la ejecución del contrato.

2. Por las causas previamente establecidas en estas Condiciones Generales, así como de mutuo acuerdo entre TDMEK S.A.S. y el CLIENTE.

En todo caso, independientemente de la causa de la terminación anticipada, el CLIENTE se obliga a pagar a TDMEK S.A.S. al momento de la terminación lo siguiente:

a. El precio de los productos entregados, total o parcialmente, a la fecha de terminación.

b. Los costos y gastos derivados de productos que se encuentren en las fábricas, parcial o totalmente fabricados, así́ como los costos y gastos que correspondan a productos que se encuentren en proceso de transporte o envío.

3. Adicionalmente, en todos aquellos casos en que la terminación anticipada sea por causas imputables al CLIENTE, el CLIENTE deberá́ pagar a TDMEK S.A.S. los siguientes valores a título de penalidad: un Porcentaje del 30% de penalidad deber ser pagado por el CLIENTE, calculado sobre el valor total del contrato antes de impuestos. En casos específicos queda a disposición de TDMEK.

4. Antes de la aceptación de los productos el CLIENTE podrá́ terminar unilateralmente el contrato en el supuesto que TDMEK S.A.S. incumpla de forma grave y reiterada las obligaciones a su cargo y, adicionalmente, TDMEK S.A.S. no inicie acciones para remediar dicho incumplimiento dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días calendario siguientes a la fecha en que TDMEK S.A.S. reciba una comunicación escrita por parte del CLIENTE informándole las razones y motivos de su inconformidad. Si TDMEK S.A.S. incumpliera la obligación establecida anteriormente, el COMPRADOR podrá́ terminar el contrato dando aviso escrito de ello a TDMEK S.A.S.

Política de tratamiento y protección de datos personales y manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento de datos personales

TDMEK S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), el Decreto 090 de 2018 y demás normas que los desarrollen, adicionen, modifiquen o reglamenten, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través de la Circular Única, Título V, ha decidido implementar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento de datos personales dentro de sus políticas internas, como responsable del manejo de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y demás grupos de interés.

1. Alcance

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de TDMEK S.A.S. y describe los mecanismos por medio de los cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados y almacenados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los Titulares el ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data. Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de TDMEK S.A.S., independientemente del medio o soporte, físico o digital, en el que se encuentren.

2. Responsable del tratamiento

TDMEK S.A.S., identificada con NIT N.º 900.279.088-0, con domicilio en la ciudad de Dosquebradas, Risaralda, y correo electrónico de contacto ventas@tdmek.com, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su objeto social.

3. Definiciones importantes a tener en cuenta

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tal como los datos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia de datos personales: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia.
Transmisión de datos personales: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Principios rectores del tratamiento de datos personales

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Principio de responsabilidad demostrada (accountability): El Responsable y el Encargado del Tratamiento deben adoptar medidas internas, integrales, efectivas y verificables para el cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales, y deben estar en capacidad de demostrar, ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante el Titular, la adopción de dichas medidas.

5. Base de datos, tratamiento de datos y finalidad

5.1. Contenido de la base de datos

En las bases de datos de TDMEK S.A.S. se almacena información general como nombre completo, tipo y número de identificación y datos de contacto, tales como número de teléfono fijo, número de celular, correo electrónico y dirección física.

5.2. Datos sensibles

Se consideran datos sensibles los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El RESPONSABLE no solicitará este tipo de datos como regla general y, si llegare a requerirlos para una finalidad específica y legítima, informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento, que las preguntas que se le formulen sobre este tipo de datos son de carácter facultativo y que se abstendrá de recolectar datos sensibles de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos de naturaleza pública o que por su naturaleza requieran dicho Tratamiento para la protección de sus derechos, cumpliendo en todo caso el interés superior del menor y el respeto a sus derechos prevalentes.

5.3. Tratamiento de datos personales y finalidad

El Tratamiento que realizará el RESPONSABLE con la información personal será la recolección, almacenamiento, uso, circulación y, cuando aplique, transferencia o transmisión, con fines comerciales, contractuales, de control y de supervisión, para las siguientes finalidades:

Conocer su mercado y obtener estadísticas sobre su gestión de comercialización.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por TDMEK S.A.S.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y a cualquier tercero con el cual el RESPONSABLE tenga un vínculo contractual para el desarrollo de dichas actividades.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos, SMS o chat, para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la prestación de servicios que surjan entre las partes.
Suministrar la información a terceros con los cuales TDMEK S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario transferirla o transmitirla para el cumplimiento del objeto contratado, incluyendo proveedores de tecnología, almacenamiento en la nube o servicios de mensajería.
En general, para todas las finalidades tendientes a la efectiva prestación de los servicios ofrecidos por TDMEK S.A.S.

6. Derechos de los Titulares

Como Titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes, las cuales tendrán carácter facultativo.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Conocer, en el caso de decisiones que le afecten y que se adopten con fundamento en el Tratamiento automatizado o algorítmico de sus datos personales, la existencia de dicho Tratamiento y a solicitar información sobre los criterios generales utilizados.

7. Obligaciones del responsable del tratamiento de datos personales

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información sobre todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado el Titular y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en esta política.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecte la respectiva vulneración, conforme a lo dispuesto en el Título V de la Circular Única de la SIC.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Registrar y actualizar oportunamente sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), cuando así se encuentre obligado conforme al Decreto 090 de 2018 y demás normas que lo modifiquen.
Adoptar medidas de responsabilidad demostrada (accountability) que le permitan acreditar, ante la SIC o el Titular, el cumplimiento efectivo de sus obligaciones.

8. Procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales se harán de acuerdo con los procedimientos descritos en este documento, garantizando el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información. Antes de iniciar la prestación de un servicio se deberá solicitar la autorización de uso de Datos Personales al Titular, teniendo en cuenta que dicha autorización puede ser obtenida:

Por escrito.
Por medios electrónicos.
Mediante conductas inequívocas del Titular de la información que permitan concluir a los Responsables que otorgó la autorización.

Cuando el Titular sea un niño, niña o adolescente, la autorización deberá ser otorgada por sus padres o representantes legales, quienes velarán por el respeto del interés superior del menor y de sus derechos fundamentales, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los datos recolectados serán almacenados en bases de datos en medios físicos y/o electrónicos administradas por el Responsable del Tratamiento o quien este designe como Encargado, según las políticas de Tratamiento de Datos aquí dispuestas y con las medidas de seguridad razonables y adecuadas al riesgo, de acuerdo con el principio de seguridad.

9. Transferencia y transmisión internacional de datos personales

Cuando TDMEK S.A.S. requiera enviar datos personales a un tercero ubicado fuera del territorio colombiano, ya sea a otro Responsable (transferencia) o a un Encargado que preste servicios en su nombre, como proveedores de infraestructura tecnológica o almacenamiento en la nube (transmisión), verificará previamente que el país de destino cuente con un nivel adecuado de protección de datos, de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título V, Capítulo 3, de su Circular Única.

En caso de que el país receptor no cuente con dicha calificación, TDMEK S.A.S. verificará si la operación se encuentra dentro de alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (entre otras, autorización expresa e inequívoca del Titular, transmisiones en el marco de contratos suscritos por cuenta del Titular, o cooperación judicial internacional). De no configurarse ninguna excepción, se implementarán las garantías adicionales pertinentes -como contratos de transmisión de datos personales, cláusulas contractuales o Normas Corporativas Vinculantes- o se solicitará, cuando corresponda, la Declaración de Conformidad ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la SIC.

Cuando TDMEK S.A.S. actúe como Responsable y contrate a un tercero como Encargado del Tratamiento (nacional o internacional), suscribirá el correspondiente contrato de transmisión de datos personales en los términos del artículo 25 del Decreto 1074 de 2015, en el cual se establecerán las obligaciones del Encargado en relación con el Tratamiento y las medidas de seguridad que este debe garantizar.

10. Seguridad de la información y gestión de incidentes

TDMEK S.A.S. implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de acuerdo con la naturaleza de los datos, las finalidades del Tratamiento y el estado de la tecnología.

En caso de que se presenten incidentes de seguridad que constituyan una violación a los códigos de seguridad o pongan en riesgo la administración de la información de los Titulares, TDMEK S.A.S.: (i) adoptará de forma inmediata las medidas correctivas y de contención pertinentes; (ii) documentará el incidente, sus causas, efectos y las acciones adoptadas; (iii) informará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección del incidente, conforme al procedimiento previsto en el Título V, Capítulo 5, de la Circular Única de la SIC; y (iv) cuando la naturaleza del incidente lo amerite, informará a los Titulares afectados sobre los riesgos derivados y las medidas que estos puedan adoptar para proteger sus intereses.

11. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

TDMEK S.A.S. verificará periódicamente si, de conformidad con los criterios establecidos en el Decreto 090 de 2018 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan, se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos que contengan datos personales ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. De resultar obligada, realizará el registro y las actualizaciones anuales correspondientes dentro de los plazos fijados por la autoridad de protección de datos.

12. Procedimientos de presentación de peticiones, consultas y reclamos y para el ejercicio del derecho de hábeas data

12.1. Encargado de recepción de peticiones, consultas y reclamos:

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo dispuesto por la ley, deberá remitirse al correo electrónico ventas@tdmek.com o directamente a través del formulario de contacto de la página web.

12.2. Procedimiento de presentación y respuesta de peticiones, consultas y reclamos.

12.2.1. Presentación de consultas:

Los Titulares de datos personales que consten en las bases de datos de TDMEK S.A.S., o sus causahabientes, podrán consultar los datos en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2.2. Ejercicio del derecho de hábeas data:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medios para recibir respuesta a su solicitud.
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TDMEK S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio -Delegatura para la Protección de Datos Personales.

13. Vigencia de la política y de las bases de datos

La presente Política de Tratamiento de Información Personal de TDMEK S.A.S. entra en vigencia a partir de su fecha de publicación indicada en el encabezado de este documento y sustituye en su totalidad la versión anterior. La empresa se reserva el derecho de modificarla en cualquier tiempo, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley, en cuyo caso comunicará el cambio sustancial de manera previa o concomitante a través de los canales dispuestos para tal fin.

Las bases de datos administradas por TDMEK S.A.S. se mantendrán mientras sea necesario para los fines para los cuales fueron recolectadas y mientras subsista la relación contractual o comercial con el Titular, y posteriormente durante el tiempo requerido para el cumplimiento de obligaciones legales, particularmente laborales, contables, tributarias y de defensa judicial. Los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud del Titular, siempre que dicha solicitud no contraríe una obligación legal o una obligación contenida en un contrato entre TDMEK S.A.S. y el Titular.

Esta política podrá ser modificada, razón por la cual se recomienda revisar periódicamente la página web www.tdmek.com, donde se pondrá a disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.

14. Autorización de tratamiento de datos personales

TDMEK S.A.S., identificada con NIT N.º 900.279.088-0, será responsable del Tratamiento de datos personales y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar, circular y, cuando corresponda, transferir o transmitir los datos personales para las finalidades contenidas en esta Política, publicada en la página web de la compañía.

El Titular manifiesta que fue informado de que, en caso de recolección de información sensible, tiene derecho a contestar o no las preguntas que se le formulen y a entregar o no los datos solicitados, y que entiende que son datos sensibles aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El Titular reconoce que sus derechos son los contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, sus reglamentos y la Constitución Política, especificados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y que podrá ejercerlos a través de los canales dispuestos por TDMEK S.A.S. para consultas o ejercicio del derecho de hábeas data.

Por lo anterior, al aceptar, el Titular otorga su consentimiento a TDMEK S.A.S. para que realice el Tratamiento de sus datos de acuerdo con la presente Política, publicada en su página web, declarando haberla conocido antes de proporcionar sus datos personales, y manifestando que la presente autorización la suscribe de forma libre y voluntaria, una vez leída en su totalidad.

Dada y publicada a los 02 días del mes de julio del año 2026 en la ciudad de Dosquebradas – Risaralda.